Voor de IT-manager die rustig wil slapen

‘We richten ons op de kritieke stappen in een project; die zijn bepalend voor de doorlooptijd’

Luc Spaas - Caesar Groep
"Wij hebben de beste projectorganisatie in Nederland", beweert Luc Spaas, commercieel manager van Caesar Groep. "Ruim 95% van onze projecten is op tijd en binnen budget. Dat is uniek in Nederland." Het geheim van Caesar Groep is het elimineren van foutieve aannames.

Over projectmanagement zijn dikke boeken volgeschreven. Slimme mensen hebben daarover schitterende theorieën en methodes ontwikkeld. Voor de ICT-wereld lijken dat allemaal paarlen voor de zwijnen. "Want het overgrote deel van de ICT-projecten loopt in tijd of in financiën uit de planning, ongeacht de methodiek", zegt Luc Spaas. "Ik kan me dan ook niet voorstellen dat ICT-managers nog rustig kunnen slapen. Tenzij ze met ons in zee gaan." Dat klinkt arrogant, geeft Spaas toe. "Maar de feiten rechtvaardigen die uitspraak. We hebben de afgelopen twee jaar vijftig tot vijfenvijftig projecten uitgevoerd. Daarvan hebben we er twee niet op tijd voltooid, alle andere wel! Geen andere ICT-dienstverlener haalt een slagingspercentage van 95%."

Ook onafhankelijk onderzoek van QSM (Quantitative Software Management) ondersteunt de bewering van Spaas. Hun benchmark toont aan dat de innovatieve werkwijze van Caesar resulteert in zeer hoge productiviteit.

Focus zoeken en houden!

Het grote probleem is volgens Spaas dat ICT-projecten over het algemeen slecht gemanaged worden. "Dat begint bij de spanning tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdrachtgever wil zo veel mogelijk functionaliteit voor zo weinig mogelijk geld. De opdrachtnemer wil echter zo veel mogelijk omzet creëren. Dat leidt onherroepelijk tot een spanningsveld van deels tegengestelde belangen. Je kan die spanning doorbreken door een gemeenschappelijk doel te definiëren en op basis daarvan een heldere projectfocus te kiezen."

Caesar Groep besteedt veel aandacht aan het bepalen van dat gemeenschappelijke doel. "Want ten onrechte nemen ICT-dienstverleners vaak aan dat opdrachtgevers precies weten wat ze willen", zegt Spaas. "Dat is gewoon niet altijd zo en dat is een van de redenen waarom veel projecten op een teleurstelling uitdraaien."

Volgens Caesar Groep willen de meeste opdrachtgevers mooie oplossingen, maar zonder dat ze precies weten wat de effecten daarvan zijn op het bedrijfsresultaat. "Dat is gek, want het gaat uiteindelijk toch altijd om het bedrijfsresultaat? Niet die fraaie oplossing is de wens, maar het verbeterde rendement! Toch blijken veel opdrachtgevers niet of nauwelijks in staat te zijn om te kwantificeren wat de oplossing van een probleem hun zal opleveren."

Vaak leven er natuurlijk meerdere wensen bij een opdrachtgever. Om te bepalen wat de focus krijgt, moet een opdrachtgever in staat zijn om per probleem aan te geven wat een oplossing hem in welk tijdsbestek oplevert. Dat is wat Caesar Groep de TimeValue noemt. Vrij vertaald is dat de waarde van een oplossing als die binnen een bepaalde termijn wordt opgeleverd. "Op die waarde kan je een project sturen", aldus Spaas. "Als je kunt berekenen dat een oplossing op maandbasis vijf procent kosten reduceert, dan weet je wat de oplossing oplevert als je een maand eerder klaar bent."

Managen van ‘lucht'

Vervolgens moet je niet de fout maken dat je op basis daarvan kunt berekenen hoeveel mensen je nog rendabel op zo'n project kunt zetten. "Ook dat is een verkeerde aanname", zegt Spaas. "Want dat er verband bestaat tussen ingezette uren en doorlooptijd is een illusie." Dat komt doordat er vaak veel lucht in een planning zit. Die wordt er volgens Spaas ingebracht om zekerheid te scheppen. "Dat doet iedereen van nature. Kijk maar naar jouw eigen werk. Als jij voor het schrijven van dit verhaal twee uur nodig hebt, zul je er waarschijnlijk vier voor reserveren. Zo dek je jezelf in. Maar in de praktijk blijkt dat iedereen geneigd is om de beschikbare tijd helemaal vol te maken. Zo zitten mensen nu eenmaal in elkaar. Het heeft dus ook totaal geen zin om veel eerder aan een project te beginnen, want ook dan blijken mensen geneigd te zijn om de beschikbare tijd vol te maken."

Wat is dan wél het recept om tijdig op te leveren? "In ons projectmanagement richten we ons nadrukkelijk op de kritieke stappen binnen een project", vertelt Spaas. "Want die schakels zijn werkelijk bepalend voor de doorlooptijd. Ten tweede managen we centraal de tijdsbuffer die altijd in een project zit. Dat doen we onder meer door ‘bad multitasking' te voorkomen. We zorgen ervoor dat iedere medewerker alleen werkt aan die ene taak die op dat moment het belangrijkst is. Dat voorkomt kostbare omschakeltijd."

Ten slotte, en dat is wellicht dé succesfactor, laat Caesar Groep zich niet van de eenmaal gekozen focus afbrengen. "Natuurlijk krijgen we te maken met voortschrijdend inzicht en ontdekken we onderweg nieuwe opties om de efficiëntie van de bedrijfsprocessen nog verder te verbeteren", geeft Spaas toe. "Maar het is een klassieke fout om de projectfocus onderweg aan te passen. Dat leidt vaak tot enorme vertragingen. Wij veranderen de focus alleen als overtuigende cijfers de meerwaarde van een uitgebreidere oplossing rechtvaardigen. Zolang dat niet het geval is, parkeren we nieuwe opties voor een eventueel vervolgproject."

Dankzij deze aanpak groeit het vertrouwen van opdrachtgevers in Caesar Groep. "We werken graag voor ICT-managers die werkelijk iets willen bereiken, maar intussen toch rustig willen kunnen slapen."

Bekijk 2008
Magazine
MT ICT Gids
Uitgave
2008